Pelaksanaan kegiatan mahasiswa yang menumpuk pada bulan Agustus sampai November membuat Keuangan kewalahan dalam menangani pengajuan proposal dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ).  Hal tersebut dipersulit dengan adanya penetapan aturan  tutup buku yang diberikan batas akhir pengajuan proposal dan LPJ kegiatan mahasiswa pada tanggal 31 Oktober 2022 lalu. Padahal, masih banyak program kerja yang sedang berjalan ataupun belum berjalan dikarenakan timeline yang masih mengikuti periode kepengurusan sebelumnya. 

Muh. Arif Rahman, selaku Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Alumni, dan Kewirausahaan Mahasiswa, mengatakan bahwa tutup buku diatur agar mahasiswa dapat tertib dalam menaati peraturan. Selain itu, hal tersebut dilakukan untuk menunjang kelancaran administrasi pada laporan anggaran akhir tahun 2022. Arif berpesan, “Barang yang digunakan saat kegiatan dapat dibelanjakan terlebih dahulu sehingga laporan pertanggungjawaban dapat dibuat.”

Sebelum mengajukan proposal atau LPJ permohonan dana diperlukan konsultasi kepada Keuangan agar diberikan arahan mengenai rencana anggaran belanja. Hariyatul Fitria, selaku Subkoordinator Subbagian Keuangan dan Kepegawaian menjelaskan bahwa Keuangan bertugas untuk mengecek anggaran dana pada kegiatan mahasiswa dan memastikan besaran honorarium untuk pemateri sesuai dengan peraturan rektor dan kementerian. 

Selain itu, Keuangan juga melakukan konfirmasi ke bagian umum untuk menanyakan apakah harga sewa di anggaran dana sudah sesuai dengan harga pasaran pada umumnya. Fitria berpesan kepada mahasiswa dalam melakukan pengajuan dana cukup satu atau dua orang saja yang melakukan konsultasi dan follow up kepada keuangan agar tidak terjadi miskomunikasi dan memudahkan proses pengajuan. Fitria juga memberikan saran, “Sebaiknya kegiatan mahasiswa dapat dilaksanakan secara merata pada tiap bulan, sehingga tidak menumpuk pada akhir tahun.”

Permasalahan yang biasanya dihadapi mahasiswa saat akan melakukan konsultasi yaitu lamanya respon dari pihak Keuangan. Hal tersebut membuat mereka tidak dapat melanjutkan alur berikutnya dikarenakan menunggu respon dari Keuangan. Selain itu, tidak adanya alur tertulis membuat mereka bingung ketika ingin melakukan konsultasi.

Staff Keuangan yang bertugas untuk melayani konsultasi proposal atau LPJ Kegiatan Mahasiswa, Broto Pamungkas meminta maaf atas keterlambatan saat membalas pesan mahasiswa yang dikirim pada Whatsapp center keuangan. Hal tersebut dikarenakan banyak proposal yang masuk mulai bulan Agustus hingga saat ini, sehingga membuat beliau kewalahan dalam melakukan pelayanan. Broto menyampaikan, jika belum ada balasan, mahasiswa dapat melakukan re-chat untuk melakukan konsultasi. Waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui pengajuan dana pada proposal atau LPJ yaitu sekitar 1-2 minggu.

Berdasarkan peraturan terbaru, pada anggaran dana tidak diperbolehkan untuk mencantumkan dana konsumsi bagi panitia maupun peserta. Alasannya yaitu karena proporsi jumlah panitia dan peserta yang tidak sama. Jumlah panitia yang ideal yaitu 10% dari jumlah peserta. Selain itu, belum tentu seluruh panitia atau peserta hadir pada saat acara dilaksanakan. Anggaran konsumsi juga  tidak akan diberikan apabila program kerja telah terlaksana sebelum mendapat persetujuan dari Kemahasiswaan.